株主総会議事録の書き方 2026｜フォーマット・ひな形・必須記載事項
【重要】 本記事は2026年現在の会社法・施行規則に基づく一般的なポイントをまとめたものですが、個別の議事録作成や法的な記載要件については、必ず司法書士・弁護士等の専門家にご相談ください。
株主総会議事録とは｜定義と法的根拠
株主総会議事録は、総会で何が話され、何が決まったかを残す公式の記録です。会社法318条により、すべての株式会社に作成が義務付けられた法定書類であり、単なる社内メモとは性質が異なります。
この書類は、株主や債権者が「会社が何を決めたか」を確認するための証拠として機能します。保管場所と期間は本店で10年間、支店で5年間と定められており、作成や保管を怠った場合は100万円以下の過料が科されるおそれがあります。
議事録に必須の記載事項（会社法施行規則72条）
議事録の記載事項は、会社法施行規則72条に定められています。実務上、特に欠かせない8項目は次のとおりです。
- 開催日時と場所: 開始から終了までの時刻と、場所を正確に。Web会議ならその方法も。
- 議事の経過と結果: どんな議題が出て、どんな質問があり、どう決まったか。要点を絞ってまとめます。
- 出席した役員の氏名: 当日、会場や画面越しにいた取締役・監査役を全員書きます。
- 議長の氏名: 会を進行した人の名前。
- 作成責任者の氏名: 議事録を作った取締役の名前。
- 種類株主総会の場合: 必要なら特記事項を。
- 報告事項の概要: 決算の説明など、決議しない内容のまとめ。
- 決議の方法と結果: 「どうやって決めたか」をはっきり記録します。
決議結果は「満場一致で可決された」のように、賛成の状況まで具体的に記載します。単に「決まった」とだけ書くより、可決に至った経緯が後から確認しやすくなります。
決議の種類別の書き方と注意点
総会の決議には「普通」「特別」「特殊」の3種類があり、種類によって議事録に残すべき内容も変わります。
普通決議
役員の選任や決算の承認など、日常的な決定に用います。要件は「議決権を持つ株主の過半数が出席し、その過半数が賛成」です。議事録には、定足数を満たしていることと、過半数の賛成があったことを記録します。
特別決議
定款の変更や事業譲渡、会社の解散といった重要な決定に必要です。要件は「議決権の過半数が出席し、出席議決権の3分の2以上の賛成」です。議事録には、この3分の2要件を満たした事実を明記します。
特殊決議
非公開会社での株主の権利変更など、要件の重いケースに用います。賛成した株主の数まで記載するのが実務上の標準です。この点を曖昧にすると決議の有効性をめぐる争いの火種になりやすいため、正確に記録します。
本店移転や増資など、法務局への登記が必要な決議をした場合は、登記書類ジェネレーターが役立ちます。議事録から申請書まで通して作成できるため、入力ミスによる法務局での差し戻しを防げます。
株主総会議事録のひな形・フォーマット（サンプル文）
そのまま流用できる標準的なサンプルを3パターン掲載します。
1. 定時株主総会（決算・役員選任）
第〇回 定時株主総会議事録
1. 日時：202X年〇月〇日 10:00〜10:45
2. 場所：東京都〇〇区〇〇1-1-1 当社会議室
3. 出席株主数：〇名（総株主数 〇名）
4. 出席株主の議決権数：〇個（総議決権数 〇個）
5. 出席取締役：〇〇 〇〇（議長）、〇〇 〇〇
出席監査役：〇〇 〇〇
定足数に達したので、代表取締役の〇〇〇〇が議長席につき、開会を宣言した。
報告事項：
第〇期事業報告、計算書類の内容報告。
議長が書類の内容を詳しく説明した。
決議事項：
第1号議案：第〇期計算書類承認の件
出席株主の議決権の過半数の賛成により、原案通り承認された。
第2号議案：取締役1名選任の件
〇〇 〇〇氏を後任に選ぶ案を説明。満場一致で賛成が得られたので、同氏は選任された。その場で就任の承諾も得ている。
以上で全ての議事を終えた。議長は10:45に閉会を宣言した。
この経過と結果を記録するため本議事録を作成し、議長と出席取締役が署名・押印する。
202X年〇月〇日
〇〇株式会社 第〇回定時株主総会
議長・代表取締役：〇〇 〇〇 (印)
取締役：〇〇 〇〇 (印)2. 臨時株主総会（本店移転）
臨時株主総会議事録
1. 日時：202X年〇月〇日 13:00〜13:20
2. 場所：東京都〇〇区〇〇1-1-1 当社会議室
3. 出席株主数：〇名（総株主数 〇名）
4. 出席株主の議決権数：〇個（総議決権数 〇個）
5. 出席取締役：〇〇 〇〇（議長）
議長は、当社の本店を下記に移転したい旨を説明し、その賛否を諮った。
決議事項：
第1号議案：本店移転の件
議長は、202X年〇月〇日をもって当社の本店を下記の場所に移転したい旨を提案した。
（移転先：神奈川県〇〇市〇〇区〇〇2-2-2）
出席株主の議決権の過半数（または特別決議の場合は2/3以上）の賛成により、原案通り承認された。
議長は13:20に閉会を宣言した。
この経過と結果を記録するため本議事録を作成し、議長が署名・押印する。
202X年〇月〇日
〇〇株式会社 臨時株主総会
議長・代表取締役：〇〇 〇〇 (印)3. 取締役会非設置会社（簡易版）
臨時株主総会議事録
1. 日時：202X年〇月〇日 11:00〜11:15
2. 場所：神奈川県〇〇市〇〇区〇〇2-2-2
3. 出席株主：〇〇 〇〇（議決権 〇個）、〇〇 〇〇（議決権 〇個）
株主全員の同意により招集手続きを省略し、開会した。
決議事項：
第1号議案：定款一部変更の件（公告方法の変更など）
議長より、公告方法を電子公告に改めたい旨を提案し、株主全員の賛成により承認可決された。
議長は11:15に閉会を宣言した。
以上の決議を証するため、本議事録を作成し、出席株主全員がこれに記名押印する。
202X年〇月〇日
〇〇株式会社 臨時株主総会
株主：〇〇 〇〇 (印)
株主：〇〇 〇〇 (印)これらのひな形は自社向けの調整が前提ですが、たたき台としては十分に使えます。作成工数を抑えたい場合は、会社情報を入力するだけで必要箇所が埋まる当サイトの生成ツールが利用できます。
電子議事録・電子署名への対応
近年は、紙への押印に代えて、デジタルデータ（PDF）で作成する「電子議事録」を採用する企業が増えています。
2020年の運用見直しにより、議事録への押印は法律上の必須事項ではなくなりました。代わりにPDFへ電子署名を付与する形で対応でき、郵送や印影管理の手間を省けるため、中小企業でも導入が進んでいます。
電子署名を利用する場合は、クラウドサインなどの認証済みサービスを選びます。法的な争いになった際の証拠力という点でも、認証済みサービスを通した署名のほうが安全です。
よくある落とし穴・ミス
実務で起こりやすい記載ミスを5点に整理します。いずれも作成後の確認で防げるものです。
- 決議結果が曖昧: 単に「可決」とだけ書かず、「満場一致」か「過半数」かまで明記します。
- 出席役員の誤り: 欠席した役員を出席として記載したり、監査役を書き漏らしたりするミスが目立ちます。
- 10年保管の失念: 議事録の保管期間は10年です。5年保存の書類とまとめて廃棄しないよう、ファイリングを分けておきます。
- 収入印紙は不要: 議事録は契約書ではないため、収入印紙の貼付は必要ありません。
- 招集日との不整合: 招集通知を送った日と議事録の開催日に矛盾がないか確認します。法務局が確認する箇所です。
FAQ（よくある質問）
Q. 誰が作るもの？
法律上の責任者は「職務を行った取締役」です。とはいえ、実際は総務担当が下書きを作り、社長が内容を確認して確定させるケースがほとんどです。
Q. ハンコは実印がいい？
会社法に「実印で」という決まりはありません。ただ、登記の申請で使う時などは実印と印鑑証明を求められることがあります。迷ったら、代表者の届出印を使うのが一番安全です。
Q. いつまでに作ればいい？
「いつまで」という期限はありませんが、「遅滞なく」とされています。だいたい総会が終わってから1週間〜10日くらいで完成させるのが、実務上の目安です。
まとめ
株主総会議事録は、会社の重要な意思決定を証明する書類です。記載が不正確だと、後から決議の有効性を争われた際に反論の根拠を欠くことになります。作成・保管を怠れば過料の対象にもなるため、要件を満たした書類を期限内に整えておく必要があります。
とくに法務局への登記申請を伴う場合は、議事録の精度が申請のスピードを左右します。作成に不安がある場合や工数を抑えたい場合は、当サイトの生成ツールの活用を検討してください。
※本記事の内容は一般的な情報提供を目的としており、特定の事案における法的有効性を保証するものではありません。個別のトラブルについては、弁護士や司法書士などの専門家に相談して解決してください。